Документальное сопровождение

Что входит в документальное сопровождение перевозки

Документальное сопровождение — часть каждой перевозки «Адмирал Транс Групп»: оформление накладных входит в расчёт стоимости рейса. Работаем в ЭПД: электронная транспортная накладная (ЭТрН), электронный путевой лист и сопроводительные документы оформляются в электронном виде через оператора ЭДО — Диадок (Контур) или СБИС (Тензор). Оформляем также доверенности и закрывающие документы. Так клиент получает 100% белый документооборот по каждому рейсу: автоперевозке, сборному грузу или мультимодальному маршруту.

Работаем как с НДС 22%, так и без НДС — режим налогообложения согласуется индивидуально под учёт заказчика. Транспортные накладные и путевые листы оформляются в соответствии с требованиями Минтранса и ФНС РФ, что важно для подтверждения расходов на перевозку и вычета НДС.

При выгрузке клиент получает подтверждение: скан-копии накладных с отметками получателя направляются в день доставки, а оригиналы с синими печатями — курьерской службой в течение 3–5 рабочих дней.

Какие документы оформляются на перевозку груза

Полный пакет документов по одному рейсу выглядит так.

1. 01Договор-заявка — единый документ с маршрутом, сроками, ставкой и условиями; подписывается через ЭДО до подачи машины.
2. 02Транспортная накладная — электронная (ЭТРН) через Диадок/СБИС или бумажная, если этого требует грузополучатель.
3. 03Путевой лист водителя и доверенность на получение груза — оформляются со стороны перевозчика.
4. 04Закрывающие документы — УПД и акт выполненных работ, подписываются через ЭДО после выгрузки.
5. 05Оригиналы ТРН с отметками и синими печатями получателя — курьером в течение 3–5 рабочих дней.

Как работает ЭТРН и электронный документооборот

Электронная транспортная накладная (ЭТРН) заменяет бумажную ТРН: она формируется в системе оператора ЭДО, подписывается отправителем, перевозчиком и получателем электронными подписями и хранится в виде юридически значимого документа. Клиенту не нужно ждать возврата бумаги, чтобы закрыть рейс в учёте, — УПД и акт подписываются сразу после выгрузки.

Если ваша компания работает в Диадоке или СБИС, документооборот настраивается по вашему существующему аккаунту. Если ЭДО у вас пока нет, логист подскажет, как подключиться, а до этого рейсы закрываются бумажными документами с курьерской доставкой оригиналов. Если вы работаете у другого оператора ЭДО, обмениваемся документами через роуминг между операторами.

Сроки оформления и возврата документов

Договор-заявка подписывается через ЭДО до подачи транспорта — в крупных городах машина подаётся от 2 часов, поэтому документы готовятся параллельно с подбором автомобиля. ЭТРН оформляется на погрузке, закрывающие документы подписываются в день выгрузки через Диадок/СБИС, скан-копии накладных с отметками получателя направляются в день доставки, оригиналы с синими печатями доставляются курьером в течение 3–5 рабочих дней.

Спецразрешения и негабаритные грузы

Для перевозки негабаритных и тяжеловесных грузов на трале требуется специальное разрешение на движение по автодорогам. Мы согласовываем маршрут с ФКУ Ространснадзор и ГИБДД и оформляем разрешение под конкретный рейс. Сроки и стоимость зависят от параметров груза и маршрута — логист назовёт их при расчёте.

Как заказать перевозку с полным пакетом документов

Отдельно заказывать документальное сопровождение не нужно — оно входит в каждую перевозку. Достаточно оставить заявку или связаться с логистом, указать режим налогообложения и оператора ЭДО, и все документы по рейсу придут в вашу систему. Параметры перевозки можно оставить в калькуляторе — логист зафиксирует ставку в течение 15 минут.